Ini 5 Tips Memilih Meeting Room Terbaik Sesuai Kebutuhan

Memilih-Meeting-Room

harianpijar.com – Meeting Room atau ruang meeting, seperti namanya, ruangan ini biasanya didesain khusus untuk kenyamanan rapat bersama tim. Memilih meeting room terbaik sesuai kebutuhan tentunya menjadi pilihan yang menguntungkan.

Beberapa manfaat yang bisa didapat yakni efektivitas waktu, efisiensi biaya, lingkungan yang nyaman dan kondusif, serta jaminan privasi.

Bagi suatu perusahaan yang ingin menggelar kegiatan meeting di luar kantor, sebaiknya tidak hanya berpatokan pada harga dan lokasi yang terjangkau, namun juga terhadap fasilitas dan penawaran yang diterima.

Masing-masing orang tentu memiliki standar sendiri untuk sebuah meeting room yang nyaman. Kebutuhan masing-masing pengguna ruangan meeting juga berbeda-beda. Akan tetapi, tetap ada beberapa hal atau kriteria yang bisa jadi penanda bahwa sebuah ruang itu nyaman atau tidak.

Pertama, sebuah ruangan meeting setidaknya harus rapi dan bersih. Tentu poin yang pertama ini menjadi wajib, karena berdiskusi di ruangan yang berantakan pasti tidak mengasyikkan.

Sedangkan kedua adalah fasilitas. Ruangan meeting harus mempunyai fasilitas meeting standar seperti LCD proyektor, papan tulis, buku note untuk mencatat, listrik, wifi, dan juga air mineral.

Adapun 5 tips memilih meeting room terbaik sesuai kebutuhan adalah sebagai berikut:

1. Sesuaikan kapasitas ruangan dan kebutuhan

Setiap service office mempunyai beberapa jenis meeting room yang bisa disewa sesuai kebutuhan. Ada ruang meeting private yang hanya bisa digunakan untuk maksimal 10 orang. Ada juga ruangan meeting yang lebih luas yang bisa digunakan untuk puluhan orang.

Intinya, sebelum menghubungi penyedia jasa tertentu, pastikan Anda sudah paham tentang kebutuhan ruangan meeting saat ini.

2. Perhatikan privasi ruangan

Dalam kegiatan meeting yang sangat peting, pastilah ruangan yang terjaga privasinya akan sangat dibutuhkan. Anda perlu memastikan apakah ruangan tersebut terbuka atau benar-benar posisi ruangan berada di pojok yang sudah terjaga privasinya.

Akan lebih baik jika ruangan tersebut memang benar-benar tertutup. Tentunya, Anda tidak ingin ketika tengah rapat penting merasa tidak nyaman lantaran ruangan yang tidak privasi.

3. Pastikan ruangan memiliki koneksi wifi

Sempat disinggung sedikit di atas, wifi menjadi fasilitas penting yang sudah seharusnya disediakan saat menyewa ruangan meeting.

Sebelum memilih penyedia layanan service office, Anda harus memastikan fasilitas wifi ini. Jangan sampai meeting terganggu karena layanan internetnya tidak stabil.

4. Pertimbangkan budget

Meeting room pasti mempunyai rate harga yang berbeda-beda. Jika Anda ingin menyewa ruangan meeting, pastikan harganya sesuai dengan budget perusahaan.

Alokasi biaya untuk menyewa meeting room pasti sudah dianggarkan, maka sebaiknya pilihlah tarif meeting room dengan harga yang sesuai.

Jangan lupa untuk menanyakan biaya-biaya tambahan secara detail untuk penggunaan fasilitas kepada penyedia meeting room. Hal itu akan mempermudah dalam memperkirakan harga total yang akan dibayarkan.

5. Perhatikan soal konsumsi untuk pemakaian waktu yang lama

Proses training atau review tahunan biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk itu, jika perusahaan Anda ingin melakukannya di luar kantor, sebaiknya perhatikan juga apakah ruangan meeting yang diperlukan tersebut sudah mengurus masalah konsumsi.

Akan lebih baik bila ruangan itu sudah menyediakan menu makanan sekaligus dengan paket harga ruangannya. Namun jika penyedia ruangan tidak menyediakan konsumsi, sebaiknya Anda tanyakan dulu apakah boleh membawa makanan dari luar atau tidak.

Demikian penjelasan lengkap tentang 5 tips memilih meeting room terbaik sesuai kebutuhan. Silakan perhatikan beberapa hal di atas sebelum menyewa ruang meeting, semoga dapat membantu.

PILIHAN SPONSOR

BACA JUGA